Datenschutz

Was dieses Portal über Sie speichert, wozu, wie lange und wer es sieht. Wenn Sie es kurz wollen: Es hält fest, dass Sie Schulungen abgeschlossen und Dokumente gelesen haben — nicht, wie Sie dabei vorgegangen sind.

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Verarbeitung ist der Betreuungsdienst Schimana. Anschrift und Kontakt stehen im Impressum. Dorthin richten Sie auch Fragen zum Datenschutz und die Rechte, die weiter unten stehen.

Was gespeichert wird

Ihr Zugang

Name, E-Mail-Adresse, Ihre Rolle im Portal und ob der Zugang aktiv ist. Ein Passwort gibt es nicht: Zum Anmelden bekommen Sie einen Link per E-Mail. Vom Link selbst wird nur eine Prüfsumme gespeichert, dazu sein Ablaufzeitpunkt, die IP-Adresse, von der er angefordert wurde, und die Kennung Ihres Browsers.

Nachweise

Wann Sie ein Dokument geöffnet und wann Sie es als gelesen bestätigt haben — jeweils mit der Fassung, die damals galt. Wann Sie eine Schulung abgeschlossen haben und welcher Anteil des Videos dabei gesehen war.

Diese Einträge sind fortlaufend verkettet und lassen sich nachträglich nicht ändern. Das ist der Zweck der Sache: Ein Nachweis, den man hinterher zurechtlegen kann, ist keiner.

Wiedergabefortschritt

Welche Abschnitte eines Videos abgespielt wurden. Damit können Sie an derselben Stelle fortsetzen, und damit lässt sich prüfen, ob genug gesehen ist. Er ist kein Nachweis, steht nicht in den verketteten Einträgen und wird nach 180 Tagen gelöscht.

Fahrzeuge, Belege, Formulare, Termine

Fahrzeugbuchungen mit Fahrzeug, Zeitraum und Zweck der Fahrt; wer storniert hat.
Tankbelege: das Bild oder PDF, das Sie hochladen, mit Belegdatum und Betrag.
Eingereichte Formulare: die Datei, die Sie hochladen, mit Art und Ihrer Bemerkung. Je nach Art enthält sie besondere Kategorien personenbezogener Daten — eine BG-Unfallmeldung fast immer Gesundheitsdaten.
Termine: Ihre Zu- oder Absage.

Protokoll

Jeder Abruf eines Dokuments und jeder Vorgang in der Verwaltung wird mit Zeitpunkt und Person festgehalten, ebenfalls unveränderbar. Das Protokoll ist der Nachweis darüber, dass die Nachweise stimmen.

Sicherheit Ihres Zugangs

Wann eine Sitzung begonnen hat und wann sie zuletzt aktiv war, sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche. Das dient dem Widerruf eines Zugangs und der Begrenzung von Missbrauch. Der Verwaltung wird es nicht als Anwesenheit angezeigt — sie sieht dort nur, wie viele Anmeldungen gerade offen sind, nicht wessen.

Was ausdrücklich nicht geschieht

Ihre Anmeldezeiten werden der Verwaltung nicht angezeigt und nicht als Arbeitszeit oder Anwesenheit ausgewertet.
Nicht, wie oft Sie ein Video abbrechen, wie lange Sie auf einer Seite bleiben oder in welcher Reihenfolge Sie Seiten aufrufen.
Keine Standortdaten.
Keine Werbung, keine Zählpixel, keine fremde Statistik.
Keine automatisierte Entscheidung und kein Profiling: Aus diesen Daten wird keine Bewertung Ihrer Person oder Ihrer Leistung errechnet.

Wozu, und auf welcher Grundlage

Wozu	Rechtsgrundlage
Zugang, Anmeldung, Termine, Fahrzeugbuchung	Durchführung des Arbeitsverhältnisses — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG
Schulungs- und Lesenachweise	Gesetzliche Pflicht zur Unterweisung und zu ihrem Nachweis — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (u. a. § 12 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1, Qualitätssicherung in der Pflege)
Tankbelege	Steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrung — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Eingereichte Formulare	Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; bei Unfall- und Schadensmeldungen zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG (Meldepflichten gegenüber der Berufsgenossenschaft)
Protokoll	Rechenschaftspflicht und Nachweisbarkeit — Art. 5 Abs. 2 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Sicherheit des Zugangs	Berechtigtes Interesse an einem sicheren System — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO

Wer es sieht

Ihre eigenen Einträge sehen Sie selbst. Die Verwaltung sieht den Stand — wer welche Schulung und welche Lesebestätigung offen hat — sowie die Belege und Formulare, die eingereicht wurden. Kollegen sehen von Ihnen nichts; eine Ausnahme sind Fahrzeugbuchungen, wo im Belegungsplan der Name dessen steht, der den Wagen hat.

Eingereichte Formulare sieht ausschließlich die Verwaltung und der, der sie geschickt hat. Jeder Abruf steht im Protokoll.

Wie lange

Was	Wie lange
Wiedergabefortschritt	180 Tage
Fehlgeschlagene Anmeldeversuche	30 Tage
Tankbelege	2 Jahre ab Belegdatum, sobald die Buchhaltung sie übernommen hat
Eingereichte Formulare	2 Jahre ab Einreichung, sobald die Verwaltung sie bearbeitet hat
Sicherungen des gesamten Bestands	14 Tage
Schulungs- und Lesenachweise, Protokoll	bis zum Ablauf der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungsfristen

Das Portal ist bei Belegen und Formularen der Transportweg und nicht das Archiv: Die eigentliche Aufbewahrung geschieht in der Verwaltung. Was dort niemand übernommen oder bearbeitet hat, wird nicht gelöscht — es könnte das einzige Exemplar sein.

Scheidet jemand aus, wird sein Zugang gesperrt und nicht gelöscht: Die Nachweise müssen die Fristen überdauern, und ein Nachweis ohne Person wäre keiner.

Wer es außer uns verarbeitet

Der Anbieter unseres Servers betreibt die Maschine, auf der das Portal und seine Datenbank liegen, als Auftragsverarbeiter. Die Daten liegen in Deutschland.
Der Anbieter unseres E-Mail-Versands verschickt die Anmeldelinks und Erinnerungen. Inhalte aus Formularen oder Belegen gehen nie per E-Mail hinaus — eine Benachrichtigung nennt die Art und den Namen, nicht die Sache selbst.
YouTube. Manche Schulungsvideos liegen nicht bei uns, sondern als nicht gelistetes Video bei YouTube. Eingebunden sind sie über youtube-nocookie.com, also ohne Cookies vor dem Start. Sobald Sie ein solches Video abspielen, baut Ihr Browser trotzdem eine Verbindung zu Google auf und übermittelt dabei Ihre IP-Adresse; dabei können Daten in die USA gelangen. Ob ein Teil von YouTube kommt, steht in der Schulung dabei.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die im Impressum genannte Adresse.

Bei Nachweisen und beim Protokoll ist die Löschung eingeschränkt: Sie sind der Grund, aus dem das System existiert, und sie unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Solange diese laufen, tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung.

Unabhängig davon können Sie sich bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77).

Ob Sie müssen

Die Schulungs- und Lesenachweise sind nicht freiwillig: Ihre Unterweisung ist gesetzlich vorgeschrieben und muss nachweisbar sein. Ohne sie könnte der Betrieb seine Pflichten nicht erfüllen. Freiwillig ist dagegen die Bemerkung, die Sie einem eingereichten Formular beifügen können.